2021: READY FOR RESTART

Full Hybrid: un format integrato tra on-line e on-site per raggiungere più contatti 

A partire dalla primavera 2021 realizzeremo il graduale ritorno agli eventi in presenza ma la componente digitale continuerà ad essere proposta, integrandola nel format onsite.
Ciò consentirà di continuare ad offrire alle aziende che supportano l’evento il plus delle partecipazioni e dei contatti online, che altrimenti andrebbero persi.

New Normal: Eventi ibridi, una svolta permanente 

Noi crediamo che gli “Hybrid Events” saranno il “new normal” per le iniziative B2B e professionali in genere. In particolare per le conferenze, le mostre-convegno e gli eventi di matchmaking come quelli da noi organizzati. I benefici offerti dall’on-line non saranno persi con il restart.

LE NOSTRE ESPERIENZE “FULL DIGITAL”

Causa pandemia abbiamo dovuto cancellare i nostri eventi 2020 in modalità fisica ma non ci siamo fermati ed abbiamo immediatamente realizzato, con grande successo, le versioni “FULL DIGITAL” per offrire alle aziende, durante il lockdown, degli strumenti per mantenere il contatto con i loro clienti.  IOTHINGS WEEK, CX NOW, INNOVABILITY INSIGHTS, SMART CITY NOW e AUTOTEQ 5G hanno visto complessivamente oltre 4000 partecipanti in decine di webinar, meeting ed eventi di networking. Tutto questo ci ha permesso di sviluppare l’esperienza “sul campo”, indispensabile per la progettazione di futuri eventi “Hybrid” ancora più di efficaci e di successo.

PERCHE’ FARE UN “HYBRID EVENT”?

Trarre vantaggi da entrambi i format

E’ ormai chiaro che le piattaforme on-line hanno la capacità di moltiplicare il numero di partecipanti e di contatti (“reach”) rispetto all’evento in presenza. L’evento fisico invece offre tra i suoi punti di forza la maggior qualità del networking e la possibilità di sfruttare punti espositivi / dimostrativi.

Costi inferiori, disponibilità maggiore

L’organizzazione e la fruizione di servizi on-line implica costi molti inferiori a quelli on-site e questo si riflette sia sulle tariffe di partecipazione come sponsor o exhibitor, sia sui costi aziendali per la partecipazione all’evento. Si riducono sensibilmente anche i costi per speaker e pubblico (viaggio, pernottamento…) mentre aumenta la disponibilità di speaker e partecipanti particolarmente impegnati e “di valore”, che possono così dedicare un tempo limitato all’evento.

Aumentare il ROI (Ritorno dall’investimento)

Conoscere i contatti registrati ad una sessione specifica nella quale si è fatto un intervento, avere il doppio dei contatti rispetto a una situazione solo in presenza, avere tariffe ridotte, sono fattori che portano a un ROI molto più elevato. Inoltre in un evento “ibrido” le aziende possono decidere per tempo e con precisione se essere presenti fisicamente e/o digitalmente (blended partecipation) e quindi il livello di investimento economico.

Da reach a prospect, un percorso ben organizzato

Dalla nostra esperienza 2020,  i prossimi nostri Hybrid Event offrono un percorso strutturato appositamente per moltiplicare e raccogliere i visitatori sia fisici sia virtuali (reach), trasformarli in contatti profilati (lead) da coinvolgere in occasioni di incontro, in presenza e on-line, quali matchmaking e gruppi tematici (close-up meeting), dove le aziende hanno l’opportunità di contatto diretto.

Internazionalizzazione e/o globalizzazione

La possibilità di avere partecipanti collegati ovunque consente di trovare ulteriori contenuti di interesse e attrarre ulteriori partecipanti anche da Paesi esteri. Sicuramente invitare speaker internazionali (ma anche domestici) per keynotes o talks è un reale “pull-factor” che permette di ampliare il numero di contatti e lead senza generare costi pesanti per l’evento.
Inoltre per evitare che qualche partecipante si senta scoraggiato dall’intervento in lingua è possibile avere servizi di traduzione simultanea on-line, utili specialmente in presenza di target provenienti da settori come PA, Utility, TPL e quindi tradizionalmente domestici.

Short-tail vs Long tail

NO limiti di spazio e di tempo

L’organizzazione di eventi on-line ha aperto una nuova frontiera che sicuramente sarà mantenuta anche per gli eventi “ibridi”: il superamento dei limiti fisici e temporali ovvero la possibilità di:

  • estendere la durata dell’evento da poche giornate ad alcune settimane
  • far svolgere parti dello stesso in luoghi differenti ma tra la loro sincronizzati

Evento on-site ovvero la “short tail”

Tutte le attività sono concentrate in uno o due giorni: main conference, sessioni parallele, area espositiva, meetings e networking (short tail)

  • aumenta i costi di partecipazione per sponsor ed espositori
  • impedisce ai partecipanti la fruizione di più contenuti, specie se in contemporanea
  • riduce la partecipazione ad attività collegate
  • rende meno efficiente la possibilità di creare incontri di valore durante l’evento e quindi una parte dei risultati è lasciata al “caso” come il contatto allo stand o l’incontro al termine di un workshop

Evento on-line ovvero la “long tail”

Per le aziende che supportano un evento B2B è sempre meno importante avere i dati relativi ad una “massa” indistinta di partecipanti che riempiono tutti assieme una sala o un’area espositiva e sempre più avere contatti più limitati e di valore che possono essere acquisiti nel tempo.

Con l’evento ibrido è invece possibile distribuire temporalmente le attività: i keynotes, le sessioni di conferenza, le attività di matchmaking e networking si svolgono su un arco temporale di 6 – 8 settimane (long tail)

Si apre la possibilità di:

  • Creare eventi per un pubblico specifico e promuoverli adeguatamente senza creare “sovrapposizioni” e sovraccarico informativo
  • Comunicare ai visitatori – che sempre più si registrano nelle ultime settimane o addirittura solo qualche giorno prima dell’evento – le iniziative presenti nell’evento con adeguato preavviso, evidenziando quelle potenzialmente di loro interesse e spiegando le relative modalità di interazione
  • organizzare il matchmaking digitale (one-2-one meeting, close-up meeting, open house) dopo le sessioni di conferenza, per rendere l’attività più efficiente ed efficace. Si ha infatti maggiore chance di ottenere la disponibilità delle persone (è più facile chiedere di dedicare un’ora e mezza per due volte che tre ore tutte assieme) e maggiore “qualità” delle stesse, essendo contatti provenienti da attività recenti e perciò sicuramente interessati
  • Dislocare geograficamente le attività in presenza permette, ad esempio, di fare breakout sessions tematiche, con pubblico on-site su più città, offrendo così opportunità di networking locale

Modalità e Format

Modalità “Light Hybrid” o “Full Hybrid”

La modalità “Light” prevede che speaker e moderatori siano in presenza assieme ad un pubblico ridotto e selezionato, mentre la maggior parte dei partecipanti assistono da remoto.

EVENTO FISICO E  IL SUO DIGITAL TWIN

La modalità “Full” è quella che vede un classico evento fisico estendersi nello spazio e nel tempo attraverso il suo «gemello digitale» integrato che amplia il numero dei registrati e partecipanti coinvolti e aumenta il ROI.

Le diverse componenti dell’evento sono distribuite nel tempo

I nostri eventi “ibridi” 2021 prevedono attività disseminate mediamente su un tempo medio di un mese e mezzo, lasciando all’inizio del periodo le iniziative in grado di generare contatti e lead specifici (main session, keynotes, breakout sessions, roundtables, ecc.) e successivamente le attività di matching e networking.

Nuovi format: virtual close-up meeting, virtual booth, open house on-line
I momenti di networking e di incontro vengono integrati con partecipati remoti con il supporto di strumenti professionali che consentono di virtualizzare al meglio le esperienze di meeting, di contatto allo stand e addirittura di visita in azienda.

Durata delle sessioni
Le sessioni di conferenza, sia in presenza che full digital, durano da un minimo di 45 minuti a un massimo di un’ora e mezza, per agevolare i partecipanti nella decisione di partecipazione ed evitare che perdano l’attenzione durante la sessione perché distratti da altri impegni sia in presenza che on-line.

Regia professionale
Ci avvaliamo del supporto di personale qualificato per offrire ai partecipanti un’esperienza audiovideo professionale.

Razionalizzazione del team

Per organizzare al meglio tutto il processo e servire puntualmente le aziende sponsor, Innovability si occupa di realizzare le attività generali di creazione contatti mentre Innovabilify segue le attività di matchmaking e gli eventi speciali con le singole aziende.

Come partecipare

Obiettivo primario dei nostri “Hybrid Events” è di ridurre i costi ed elevare il ROI di partecipazione delle aziende partecipanti e pertanto abbiamo scelto di:

creare una fee di ingresso molto bassa

che permette di avere visibilità on-line di base a cui aggiungere progressivamente i vari servizi (anche in corso di evento)

possibilità di scegliere i vari servizi-attività

e quindi comporre il proprio “pacchetto” su misura, senza pagare per attività non di specifico interesse

matchmaking e lead generation

possibilità di accedere a servizi di matchmaking e lead generation a “success fee”

Hosted event

possibilità di essere supportati nella creazione e promozione di propri eventi (hosted event / open house)

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